Digitales Fahrtenbuch einfach erklärt

Ob Kundentermine, Projektbesuche oder Pendelfahrten – wer in Deutschland einen Firmenwagen fährt, kennt die Herausforderung: Jede Strecke zählt. Und das Finanzamt schaut genau hin, wenn ein Dienstwagen auch privat genutzt wird. Ein ordentlich geführtes Fahrtenbuch kann dabei bares Geld sparen – besonders bei modernen, hochwertigen oder elektrischen Fahrzeugen. Doch statt handschriftlicher Tabellen und Papierchaos entscheiden sich immer mehr Fahrer für eine smarte, digitale Lösung. Wie funktioniert das eigentlich, und welche Optionen gibt es? Das erklären wir hier.

Was ist ein Fahrtenbuch?

Ein Fahrtenbuch ist eine Aufzeichnung aller Fahrten, die Sie mit einem Firmenwagen durchführen, wenn Sie das Fahrzeug sowohl geschäftlich als auch privat nutzen. Es dient dem Finanzamt als Nachweis, um den privaten Nutzungsanteil korrekt zu versteuern.

In Deutschland haben Dienstwagenfahrer zwei Möglichkeiten:

• 1-%-Regelung: Pauschale Besteuerung von 1 % des Bruttolistenpreises pro Monat (plus 0,03 % pro Entfernungskilometer zum Arbeitsplatz).
• Fahrtenbuch-Methode: Besteuerung auf Basis des tatsächlichen privaten Nutzungsanteils.

Die Fahrtenbuch-Methode lohnt sich besonders bei Fahrzeugen mit hohem Listenpreis, geringer privater Nutzung oder bei elektrischen Dienstwagen (0,5 % bzw. 0,25 % Regelung). Voraussetzung: Das Fahrtenbuch muss lückenlos, zeitnah und manipulationssicher geführt werden.

Welche Daten werden mit dem digitalen Fahrtenbuch aufgezeichnet?

Ein digitales Fahrtenbuch automatisiert die Erfassung der wichtigsten Fahrtdaten und stellt sicher, dass alle Angaben GoBD-konform festgehalten werden. Typischerweise werden folgende Informationen dokumentiert:

• Datum und Uhrzeit der Fahrt
• Start- und Zieladresse (GPS-basiert)
• Kilometerstände zu Beginn und Ende
• Gefahrene Strecke
• Dauer der Fahrt
• Zweck bzw. Geschäftspartner/Kunde
• Klassifizierung der Fahrt:
  • Dienstfahrt
  • Privatfahrt
• Arbeitsweg (Pendelfahrt)

Als Fahrer ergänzen Sie lediglich den Fahrtzweck und ordnen Fahrten korrekt zu. Änderungen werden als Audit-Trail gespeichert — so bleibt das Fahrtenbuch revisionssicher und vom Finanzamt anerkannt.

Welche verschiedenen digitalen Fahrtenbuch-Typen gibt es?

Nicht jedes digitale Fahrtenbuch funktioniert gleich. Je nach Bedarf gibt es verschiedene Varianten:

Smartphone-Apps

Registrieren Fahrten über GPS direkt auf dem Handy. Vorteil: Schnell startklar, keine Hardware notwendig. Nachteil: GPS-Abweichungen möglich, Akku-Abhängigkeit, nicht immer Finanzamt-konform.

OBD-Stecker / Dongle

Stecker in der OBD-Schnittstelle des Fahrzeugs. Vorteil: Direkte Fahrzeugdaten, höhere Genauigkeit als reine Apps. Nachteil: Hardware erforderlich, kann bei Fahrzeugwechsel stören.

Feste Telematik-Hardware

Dauerhafte Integration im Fahrzeug (z. B. Telematikbox). Vorteil: Sehr genaue Daten, ideal für Flotten. Nachteil: Installation notwendig.

Fahrzeug-Hersteller-API (Connected Car)

Nutzt die direkten Fahrzeugdaten des Herstellers (z. B. VW Connect). Vorteil: Höchste Datenqualität, keine Zusatzgeräte nötig, ideal für moderne Firmenwagen. Nachteil: Nicht jedes Fahrzeugsystem unterstützt alle Funktionen.

Für berufliche Viel- und Langstreckenfahrer sowie Flotten ist die API-basierte Lösung aktuell die präziseste, bequemste und zukunftssicherste Variante.

Digitale Fahrtenbuch-Lösung? YesHugo macht es einfach.

Mit YesHugo profitieren Dienstwagenfahrer und Unternehmen von einem digitalen Fahrtenbuch, das den Alltag erleichtert und den Anforderungen des Finanzamts entspricht.

Warum YesHugo?

• Direktanbindung an Fahrzeugdaten (z. B. Volkswagen / VW Connect — keine Hardware nötig)
• Automatische, unveränderbare Riterfassung
• Schnelle Zuordnung: privat, dienstlich oder pendeln
• Exportfunktionen für Steuerberater und Betriebsprüfung
• Ideal für einzelne Dienstwagenfahrer und Fuhrparks

Ob Sie als Geschäftsführer, Mittelständler oder Selbstständiger unterwegs sind – YesHugo hilft Ihnen, smarter zu fahren und Kosten zu sparen. Entdecken Sie, wie ein automatisiertes Fahrtenbuch Ihre Unternehmensprozesse vereinfacht und Ihnen gleichzeitig steuerliche Sicherheit bietet.